Aether Solutions

Obieg dokumentów, który nie czeka na wolne biurko.

Duża polska firma inżynieryjno-projektowa z sektora energetyki. Nazwy nie podajemy, opisujemy proces i to, co się w nim zmieniło.

Ilustracyjny widok automatyzacji obiegu dokumentów w firmie
EnergetykaObieg dokumentówAnaliza dokumentacji
Klient
Firma inżynieryjno-projektowa, anonimowo
Sektor
Energetyka
Zakres
Obieg dokumentów i wyszukiwanie w dokumentacji
Rola
Audyt, wdrożenie, utrzymanie

Dokument wędrował od biurka do biurka.

Dokumentacja projektowa, umowy i korespondencja przechodziły przez kilka osób, zanim trafiały do tej właściwej. Każdy etap oznaczał przepisanie tych samych danych do kolejnego systemu i kolejny dzień oczekiwania. Nikt nie wiedział z góry, na czyim biurku leży sprawa, więc status ustalało się telefonicznie.

W tym projekcie zaczęliśmy od audytu. Przygotowaliśmy mapę procesu, policzyliśmy etapy i nazwaliśmy wąskie gardła. Na tej podstawie ustaliliśmy, co warto zautomatyzować, a co wystarczy uprościć.

Ten sam proces, dwie wersje.

Przed

  • Dokument wpływał na wspólną skrzynkę i czekał na osobę, która akurat miała czas.
  • Te same dane trafiały ręcznie do dwóch systemów.
  • Status sprawy trzeba było ustalać telefonicznie.
  • Znalezienie zapisu w dokumentacji zajmowało godziny.

Po

  • Dokument zostaje rozpoznany i opisany w chwili wpływu, bez kolejki do wolnej osoby.
  • Dane idą dalej jednym przebiegiem, bez przepisywania.
  • Status widać w jednym miejscu, a sprawa, która stoi za długo, sama się zgłasza.
  • Zapis w dokumentacji wraca w kilka sekund, razem z odwołaniem do źródła.

Co przejęła automatyzacja.

Decyzje o istotnych skutkach pozostały po stronie pracowników. Automatyzacja przejęła powtarzalne etapy, a zdarzenia potrzebne do kontroli procesu są rejestrowane.

  1. Wpływ i rozpoznanie

    Poczta i skany trafiają do jednego wejścia. Dokument zostaje rozpoznany, opisany i przypisany do sprawy bez udziału człowieka.

  2. Przepływ danych

    Dane z dokumentu idą do systemów firmy jednym przebiegiem, więc ta sama informacja nie jest wpisywana drugi raz.

  3. Wyszukiwanie w dokumentacji

    Pytanie o zapis w umowie albo w specyfikacji wraca z odpowiedzią i odwołaniem do miejsca w dokumencie, więc da się je sprawdzić w minutę.

  4. Powiadomienia i eskalacje

    Sprawa, która stoi dłużej, niż powinna, zgłasza się sama do osoby odpowiedzialnej. Nikt nie pilnuje terminów w głowie.

Co zostało po wdrożeniu.

Kwot tu nie ma, bo zwrot liczyliśmy na sprawach z tej firmy i te liczby zostają u klienta. Zostaje to, co widać w samym procesie.

  • Praca ręczna przy obiegu dokumentów zeszła do wyjątków i kontroli.
  • Sprawa rusza w chwili wpływu, a nie wtedy, gdy ktoś ma wolne popołudnie.
  • Istotne etapy procesu są rejestrowane, co ułatwia kontrolę i analizę przebiegu sprawy.
  • Zakres automatyzacji można rozwijać etapami wraz ze zmianami procesu i potrzeb zespołu.

Zakres tej realizacji.

Proces

przeanalizowany przed wdrożeniem

System

zaprojektowany z myślą o utrzymaniu

Nie zaczęliśmy od technologii. Najpierw opisaliśmy proces i policzyliśmy jego etapy. Potem powtarzalną część pracy przejęła automatyzacja.
Aether Solutionszespół prowadzący projekt

Twój proces wygląda podobnie?

Opisz krótko proces, który chcesz usprawnić. Podczas pierwszej rozmowy poznamy kontekst i zaproponujemy właściwy kolejny krok.

Umów rozmowęWszystkie realizacje