Autor: Oliwier Szachniewicz • • 5 min czytania
Krótka odpowiedź
Zacznij od jednego procesu, który powtarza się co tydzień, ma jasny początek i koniec, i którego koszt da się dziś policzyć w godzinach. Nie od narzędzia, nie od modelu, nie od listy dwudziestu pomysłów. Kolejność, która u nas działa, to warsztat, pilotaż na wąskim wycinku, dopiero potem wdrożenie na całą firmę.
Dlaczego nie zaczyna się od narzędzia
Większość rozmów o automatyzacji zaczyna się od pytania, którego narzędzia użyć. To pytanie pada za wcześnie. Narzędzie da się wymienić w tydzień, a źle wybrany proces potrafi zająć kwartał i nie zwrócić nic.
Automatyzacja nie naprawia procesu, tylko go przyspiesza. Jeżeli dokument krąży dziś między czterema osobami, bo nikt nie ustalił, kto zatwierdza, to automat sprawi, że będzie krążył szybciej. Zanim cokolwiek podłączymy, proces musi mieć właściciela, wejście i wyjście.
Jak wybrać pierwszy proces
Szukamy procesu, który spełnia cztery warunki naraz:
- powtarza się co najmniej kilkanaście razy w miesiącu, bo inaczej oszczędność ginie w szumie;
- ma jasne wejście i wyjście, czyli wiadomo, co go uruchamia i co jest wynikiem;
- opiera się na regułach, a nie na wyczuciu jednej osoby;
- ktoś w firmie jest gotów odpowiadać za jego wynik po wdrożeniu.
Proces, który nie spełnia czwartego warunku, odpada nawet wtedy, gdy spełnia trzy pierwsze. Automatyzacja bez właściciela zwykle traci skuteczność, ponieważ kolejne wyjątki wracają do ręcznej obsługi, a nikt nie odpowiada za zasady działania systemu.
Zmierz stan wyjściowy, zanim cokolwiek zmienisz
Przed pierwszą zmianą warto zapisać trzy liczby: ile razy proces uruchamia się w miesiącu, ile minut zajmuje jedno przejście i ile z tych przejść wraca do poprawki. Czas pomiaru zależy od częstotliwości procesu, a zebrane dane pozwalają później ocenić, czy wdrożenie się opłaciło.
Bez tych liczb zostaje wrażenie. Wrażenie jest kiepskim argumentem na zarządzie, zwłaszcza wtedy, gdy trzeba obronić budżet na drugi etap. Dlatego zwrot liczymy na sprawach z Twojej firmy, nie na cudzych benchmarkach.
Warsztat, pilotaż, wdrożenie
Warsztat kończy się mapą procesu z zaznaczonymi wąskimi gardłami oraz listą usprawnień uporządkowaną według potencjalnej wartości. Część z nich to zmiana organizacyjna, a nie kod, i tak też je opisujemy.
Pilotaż bierze jeden wycinek: jeden typ dokumentu, jeden oddział, jeden miesiąc. Celem pilotażu nie jest to, żeby zadziałało. Celem jest to, żeby wyszło, co nie działa, zanim koszt błędu urośnie do skali całej firmy.
Wdrożenie rozszerza pilotaż na resztę organizacji dopiero wtedy, gdy liczby z pilotażu zgadzają się z założeniami. Jeżeli się nie zgadzają, wracamy do mapy procesu, zamiast dokładać kolejne automaty na wierzch.
Przykład: obieg dokumentów w firmie inżynieryjnej
Duża polska firma inżynieryjno-projektowa z sektora energetyki miała proces, w którym dokumentacja techniczna szła mailem między projektantami, kontrolą jakości i klientem. Nikt nie wiedział, na którym biurku leży teczka, dopóki ktoś nie zapytał wprost.
Zaczęliśmy od pomiaru: ile trwa jedno przejście i ile dokumentów wraca do poprawki. Pilotaż objął jeden typ dokumentu. Automat przejął rejestrację, wersjonowanie i przypomnienia, a decyzję o akceptacji zostawiliśmy człowiekowi, bo to ona niesie odpowiedzialność zawodową.
Istotne etapy procesu są rejestrowane, co ułatwia kontrolę i analizę przebiegu spraw. Zakres rozszerzyliśmy dopiero po pilotażu, gdy mogliśmy ocenić działanie rozwiązania na rzeczywistych dokumentach.
Kiedy automatyzacja nie ma sensu
Są sytuacje, w których uczciwa odpowiedź brzmi: nie teraz. Proces, który zmieni się za kwartał, bo firma wymienia system źródłowy. Proces uruchamiany trzy razy w roku. Proces, w którym każda sprawa jest inna i reguła po prostu nie istnieje.
W tych przypadkach lepiej działa zmiana formularza, jeden wspólny szablon albo skasowanie kroku, którego nikt nie czyta. To też jest wynik warsztatu i mówimy o tym wprost, zamiast sprzedawać wdrożenie, które nie zwróci się nigdy.
Co zrobić dalej
Wybierz jeden proces i policz dwie liczby: ile razy w miesiącu się uruchamia i ile minut zajmuje jedno przejście. Z tymi liczbami rozmowa o automatyzacji przestaje być dyskusją o technologii, a zaczyna być zwykłym rachunkiem.